Автоматизация процесса проведения конкурса на ПГАС в ТюмГУ

Административные процессы университета.

В ТюмГУ стипендиальная комиссия Университета регулярно проводят конкурс на повышенную государственную академическую стипендию (ПГАС) в различных видах деятельности: научно-исследовательская, общественная, культурно-творческая, учебная и спортивная.

Текущая времязатратность проведения конкурса сотрудниками внушительная.

Сейчас приём заявок происходит с помощью заполнения шаблона заявления, прикрепления архива с файлами, подтверждающими достижения, и отправки письма на email-адрес. Студенты часто допускают ошибки при заполнении заявления, не прикрепляют нужные подтверждающие файлы достижений или подают достижения, которые не учитываются в конкурсе.

Сотрудники осуществляют обработку каждой заявки вручную (около 700–1000 заявлений), которая включает в себя верификацию каждого достижения и исправление ошибок в заявлении. Также вручную сотрудниками составляется протокол для работы стипендиальной комиссии университета (таблица на >400 страниц А4) и организуется структурирование файлов достижений для их просмотра во время заседания стипендиальной комиссии и дальнейшего хранения в архиве (для отчётности). 

Важно, чтобы будущее решение «окна» было реализовано на базе университетской платформы (ЛК Студента ТюмГУ), а также тесно взаимодействовало с различными системами документооборота университета.

Записаться: https://forms.yandex.ru/cloud/66e98daaeb6146310aa7d86f/

Процесс проведения конкурса во многом не автоматизирован, а текущее «окно» для приёма заявок на ПГАС не позволяет в должной мере работать с входящими данными и быстро осуществлять обработку заявок несколькими сотрудниками, верификацию и хранение файлов достижений.

3